Assim como os ambientes físicos de uma empresa precisam de segurança para clientes, funcionários e comunidade do entorno, os espaços digitais também. É neste sentido que surgiu o compliance digital. Uma área constituída por normas, processos, profissionais e ferramentas, entre elas, o certificado digital.

Neste artigo, você vai compreender o quanto ele é fundamental no compliance.

Acompanhe até o final e saia com informações valiosas para organizar o setor.

O que é compliance

Compliance é uma forma de organização/estruturação que visa garantir o cumprimento de regras internas e legislação do setor de atuação em uma organização. Na prática, reduz ocorrências de fraudes, crimes e, consequentemente, aumenta a segurança e credibilidade da empresa no mercado.

Compliance digital: definição

Já o compliance digital é um conjunto de medidas que uma empresa deve seguir para garantir a proteção de dados particulares e de informações pessoais de seus públicos na internet a partir da implementação de protocolos de segurança e cumprimento de leis, normas e regras que regulamentam o universo web.

O compliance digital ainda mitiga fraudes e outros crimes cibernéticos. É uma intercessão entre a área de Tecnologia da Informação (TI) e o setor Jurídico. Mais do que monitorar as ocorrências e seguir a legislação, a equipe responsável implementa práticas e ferramentas para o menor número possível de ocorrências irregulares.

Contribuição do certificado digital no compliance

Uma das grandes vantagens do certificado digital é a segurança. Com avançada criptografia, ele garante a segurança da informação e comprova a autenticidade das assinaturas digitais, além de outros documentos que forem protegidos com o documento.

O uso do certificado digital em plataformas como Gov.br, e-Cac, eSocial e outros, muitas vezes opcionais, também oferecem segurança máxima no acesso. Não é à toa que atinge-se o nível ouro nesses canais quando opta-se pela utilização do certificado digital.

Como uma das premissas do certificado digital é assegurar o cumprimento das regras, ele também é pré-requisito em algumas obrigatoriedades empresariais. Um exemplo é a emissão de nota fiscal eletrônica (NFe).

Ou seja, a certificação digital é fundamental para um bom compliance digital. Dessa forma, deve-se dar preferência a ele em todos os casos possíveis.

Outros pontos importantes para um bom compliance digital

Além do uso da certificação, há muitas outras práticas essenciais em um compliance digital.

Aprimoramento de processos internos

Antes de implantar novos processos e ferramentas, analise o que você já tem na empresa e aprimore o que é útil. O que não for interessante para o processo, pode ser descartado.

Compliance como parte da cultura

É indispensável que o comportamento dos colaboradores e diretores do negócio contribua com o compliance. Por isso, é indicado que as empresas promovam uma conscientização sobre a importância do compliance e qual é a conduta necessária para que o setor funcione. 

Valores como transparência e ética ajudam muito a ter um ambiente digital mais seguro. Com um time confiável, o trabalho de quem atua no setor será bem mais fácil. Invista em treinamentos, materiais com informações sobre a legislação e boas práticas.

Alguns processos também vão depender totalmente dos colaboradores, pois o sucesso é fruto do comportamento das pessoas.

Auditorias internas

Por mais que sua cultura vá de encontro ao compliance, as auditorias internas são fundamentais. Elas vão ajudar a identificar falhas, verificar se tudo está caminhando como o previsto e o que é preciso aprimorar. Com as auditorias, é possível identificar pessoas com condutas criminosas ou simplesmente inadequadas para corrigir e até punir, se for o caso. 

Cibercriminosos podem colocar sua empresa em risco. Quanto antes notar a ação deles, melhor.

Monitoramento constante

Realize auditorias de tempos em tempos e o monitoramento diariamente. Boa parte dele é automatizado, com a utilização de recursos tecnológicos. Os responsáveis são notificados quando há algum perigo.

Treinamento

Este tipo de estrutura é novo, assim como outros assuntos que tangenciam o compliance, como segurança de dados. Por isso, é preciso proporcionar treinamento para os colaboradores. Além de quem atua diretamente no compliance, alguns devem ser realizados por todos da instituição.

Reforce a segurança com certificação digital

O compliance digital se apoia em diversas ferramentas. Como mostramos, o certificado é uma das fundamentais. Podemos emitir o seu por videoconferência, de qualquer lugar do país em que você esteja.