Uma pergunta muito comum é se o certificado digital é obrigatório. Responder essa pergunta é complexo, pois depende de aspectos como profissão e realidade da pessoa.

Neste artigo, trouxemos as situações mais comuns em que o certificado digital é obrigatório. A tendência é que a lista aumente com o passar do tempo, devido à segurança que o certificado proporciona. Então, fique sempre atento às mudanças nas legislações gerais e do seu campo de atuação. 

Envio de NFEs em lote

O certificado digital é obrigatório em algumas localidades para emissão das Notas Fiscais Eletrônicas (NFEs). Assim, é preciso consultar as regras de emissão em sua cidade para saber se você precisa do documento. A situação muda quando tratamos do envio de NFEs em massa, ou seja, transmissão de NFEs em lotes para o GFSIS. Esse tipo de operação só é feita com a utilização do certificado digital.

Dessa forma, o certificado torna-se obrigatório para uma operação elementar. E mesmo para emissão, o acesso ao portal para geração das NFEs e pode ser feito com certificado, o que torna a obrigatoriedade mais segura. 

Obrigatoriedades no eSocial

O empregador cumpre dezenas de obrigatoriedades como Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), folha de pagamento e outros no eSocial. O portal do Governo eliminou diversos canais e papeladas para que os serviços fossem possíveis. Mas, para isso, é preciso ter certificado digital. A exceção são os MEIs e empregadores domésticos. No entanto, ao usarem o documento, eles conseguem cumprir essas obrigações de forma mais facilitada, com maior praticidade e segurança. 

Diploma digital 

Desde dezembro de 2021, as instituições de ensino superior brasileiras são obrigadas a emitir diploma digital. Para conferir autenticidade, é preciso usar o certificado no padrão ICP-Brasil. Há recursos para validação do documento tão importante para a sociedade e profissionais. O diploma de papel, hoje, só tem valor simbólico, é o arquivo nato digital que será analisado pelas empresas e órgãos competentes. 

Receitas e atestados digitais

Durante a pandemia, a telemedicina foi acelerada no Brasil. O certificado digital foi o recurso usado para conferir autenticidade aos receituários e atestados. Nem todos os medicamentos têm o certificado como pré-requisito para validação, como já explicamos neste outro artigo. 

Os profissionais do setor de saúde não são obrigados a emitir receitas digitais e nem aceitá-las, no caso das drogarias. No entanto, o Ministério da Saúde, Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e Conselhos de Medicina recomendam. 

Atestados médicos aviados via videoconferência também precisam da validação com o certificado digital. 

Certificado para bombas de combustível

R$ 20 bilhões de prejuízo anual. De acordo com levantamento do setor de combustível, o consumidor perdia esse valor devido a fraudes nos postos de abastecimento. Por isso, desde julho de 2022, um dispositivo com certificado digital é obrigatório nas bombas de combustível. É uma obrigatoriedade do Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro).  

11 serviços contábeis com certificado digital obrigatório

Há uma série de obrigações, principalmente para empresas, que só são possíveis com o certificado digital, além das já citadas nos tópicos anteriores. 

Na lista estão: 

1. Emissão de NFEs (nota fiscal de serviços) em lote. 

2. Acesso ao portal da Conectividade Social – ICP da Caixa para movimentar o FGTS dos empregados (extrato de saldo e liberação de saque). 

3. Transmissão da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) para o Conectividade Social – ICP. 

4. Registrar atos na JUCEMG (contrato de constituição de empresa, alteração contratual e distrato social, registro de balanço e outros). 

5. Outorgar procuração eletrônica dentro do eCAC. 

6. Consultar NFe e baixar XML no portal nacional da NFe. 

7. Transmissão da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) para a Receita Federal do Brasil (RFB). 

8. Transmissão da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) para a RFB. 

9. Transmissão da Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) para a RFB.

10. Transmissão da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB) para a RFB. 

11. Transmissão da GRRF (multa do FGTS em caso de rescisão) para a Conectividade Social – ICP. 

Serviços opcionais com certificado digital: mais facilidade e segurança

É possível realizar muitos outros procedimentos opcionais com o certificado digital, além de cumprir obrigatoriedades. Mas por que usar o recurso nos casos facultativos? 

Com o certificado digital, os procedimentos são menos burocráticos. Dispensam-se encontros presenciais, deslocamento até os órgãos competentes e pagamento de taxas, além de economia com suprimentos de escritório, como tinta, papel e outros e tempo. 

Dar preferência ao uso da identidade eletrônica criptografada traz muitos benefícios. Afinal, um documento ou acesso via certificado digital adiciona camadas de segurança ao documento. 

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