Novas formas de escritório estão se popularizando. Embora ainda não haja um consenso sobre o assunto, a pandemia acelerou a adoção do trabalho remoto e, na retomada, algumas referências mundiais estão deixando a cargo do colaborador decidir se deseja trabalhar de forma presencial ou em casa. É o caso do Google. Outros estão implantando o home office de vez. E alguns simplesmente não se adaptaram.

Para quem adotou ou está adotando as novas modalidades, é indispensável estruturar o negócio para que todos tenham acesso aos recursos para realizar suas atividades a distância. Neste artigo, vamos mostrar como você pode implementar um escritório virtual seguro e eficaz.

Segurança no escritório virtual

Independentemente de onde seu time trabalhe, segurança é inegociável. Afinal, se informações sigilosas vazarem, sua credibilidade e até o funcionamento da empresa ficam comprometidos. A segurança abrange três questões:

1. Cultura de proteção de dados

Sua equipe deve ser instruída quanto à escolha de senhas e protocolos de segurança, como desconectar do e-mail ao final de cada sessão. É importante colocar em contrato a importância da segurança, do sigilo das estratégias e dados dos clientes e da empresa. 

2. Uso de certificado digital

O certificado digital resguarda o sigilo nos documentos e transações em que é utilizado. Apenas quem tem a chave pode acessar as informações. Além disso, há elementos para comprovar a autoria do documento. 

Por isso, contratos assinados com o certificado digital têm validade jurídica. Você pode usá-lo em e-mails importantes e em serviços do Fisco. Alguns, inclusive, só podem ser acessados com certificados digitais. Mas, mesmo quando eles são opcionais, recomenda-se utilizá-los.

3. Escolha ou desenvolva sistemas seguros

Escritórios virtuais precisam de recursos digitais. É muito comum usar softwares para organização de tarefas, reuniões e muitos outros. Mas, antes de contratar, verifique a credibilidade da ferramenta.

Por isso, pesquise em sites de reclamações e redes sociais. Peça indicações para outros profissionais que já usam as ferramentas para trabalho remoto e cheque se elas têm o certificado de segurança, o SSL (Secure Socket Layer). É simples reconhecer, há um cadeado e um “s” no “htpps”, na URL do sistema.

Ao realizar essa pesquisa e avaliação, você também consegue conferir o nível de satisfação de outros usuários. Caso você construa seus sistemas por conta própria, não abra mão do SSL e contrate desenvolvedores que conheçam as práticas de proteção de dados.

Organização dos documentos com digitalização

Além da segurança dos documentos, é necessário se preocupar com o acesso a eles. Virtualmente, é possível que o arquivo seja caótico se você não organizar a documentação de forma estratégica. É necessário pensar em como catalogar e onde armazenar.

Certifique-se que o ambiente de armazenamento tem recursos de pesquisa também. 

Mesmo que você tenha uma sede, se parte da equipe está remota, é preciso garantir acesso aos documentos para os respectivos responsáveis. Imagina ter que mandar entregar papelada via motoboy ou outros serviços de entrega? O grau de segurança diminui, por causa da intermediação, e você perde tempo.

Como temos falado ao longo do artigo, confira se o serviço de nuvem contratado é realmente seguro. Invista em uma boa digitalização. 

Comunicação com os colaboradores

Muitas empresas usam o próprio WhatsApp pessoal dos colaboradores para os comunicados. Se você quer segurança para seu escritório virtual, não é a melhor solução. 

Ofereça, no mínimo, um celular corporativo para sua equipe. Isso porque o telefone particular é usado o tempo inteiro. Assim, há mais chances de o aparelho ser verificado por terceiros.

Há outras opções de sistemas de trocas de mensagem via desktop e dispositivos móveis, como o Slack, que é interessante para separar vida pessoal de profissional e manter as mensagens mais seguras.

Videoconferências

As reuniões que aconteciam na sede passaram a ocorrer de forma virtual. O cuidado com a escolha do sistema utilizado continua válido, sempre. Pesquise o histórico e veja quais oferecem mais segurança. A dica para não interromper os colaboradores é fundamental para manter a saúde mental e a produtividade dos trabalhadores.

Digitalização em trabalhos presenciais

Você que vai continuar exclusivamente no presencial, também pode levar essas dicas para sua empresa. Afinal, a digitalização dos processos de trabalho é uma realidade para todos os formatos de escritório.

Como você notou, o certificado digital é uma das ferramentas mais coringas e eficazes para dar mais segurança a sua empresa. Se você ainda não possui um, pode solicitar a emissão agora mesmo, via videoconferência.