Com o avanço da tecnologia e o surgimento de recursos eletrônicos, tornou-se necessário migrar para o ambiente virtual alguns procedimentos que antes eram feitos apenas manualmente. Por causa disso, diversas atividades corporativas que antes exigiam muita burocracia, passaram a ser realizadas com maior agilidade e segurança. Um exemplo é a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) com certificado digital. 

Essa ferramenta usada para a emissão desse documento é a solução para manter uma empresa em conformidade com suas obrigações fiscais sem enfrentar burocracia. Com o certificado digital, é possível emitir a NF-e e assinar outros documentos fiscais virtualmente, com muita segurança e tranquilidade.

Neste artigo, você vai entender a importância de emitir uma NF-e com um certificado digital e também se o documento eletrônico é obrigatório ou não para essa atividade. Confira!

O que é nota fiscal eletrônica e para que serve?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento de natureza fiscal usado para registrar a compra de qualquer tipo de produto ou prestação de serviço de uma empresa para um cliente ou fornecedor. 

O objetivo principal de uma NF-e é simplificar as obrigações dos contribuintes e permitir o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo departamento fiscal de uma organização. O documento também garante que o empreendimento está em legalidade, pois é o responsável por regularizar as atividades perante a lei e fazer com que a empresa fique em dia com os impostos. 

Já para o cliente, a NF-e funciona como um comprovante da compra, que pode ser útil para solicitar uma troca, devolver o produto ou acionar a garantia.  

Em uma nota fiscal eletrônica, constam todas as informações referentes a uma compra: onde o consumidor adquiriu o produto, a data que essa compra foi efetuada, os dados sobre a mercadoria — tipo, série, marca, valor — e os impostos pagos sobre ela. 

Por que emitir notas fiscais eletrônicas com certificado digital?

O processo de emissão de notas fiscais por si só já é seguro. Porém, se realizado com um certificado digital, as chances de adulteração e violação dos dados são ainda menores. Com o certificado, há garantia de segurança máxima no uso das informações da empresa e dos clientes na emissão e envio do documento. 

A ferramenta também garante que a nota fiscal eletrônica tenha validade jurídica por meio da assinatura digital que precisa constar no documento. Somente o dispositivo é capaz de comprovar a legitimidade e autenticidade, além de confirmar a identidade do signatário.

O ganho em agilidade, facilidade de preenchimento das NF-es e redução da burocracia são outros motivos que tornam a emissão do documento com certificado digital ainda mais interessante. 

Isso sem falar que o instrumento tem sido exigido por diversos serviços prestados pelo governo, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. A tendência é que o uso dos certificados continue se expandindo para outras aplicações no ambiente corporativo, especialmente no setor financeiro. A sua adoção para atividades fiscais, então, deve chegar a todas as empresas, a começar pela emissão de NF-e. 

É obrigatório o uso do certificado digital para a emissão de notas fiscais eletrônicas?

Esta é uma dúvida muito frequente dos empreendedores. O certificado digital é obrigatório para a emissão de NF-es? 

A verdade é que depende da atividade da empresa e do regime tributário. Para a venda de produtos ou serviços, o uso do certificado é obrigatório, pois o documento (NF-e) será transmitido diretamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ). 

No caso da nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), não há obrigatoriedade do instrumento. Isso porque, geralmente, as prefeituras exigem o documento para empresas que fazem parte dos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real.

Assim, os profissionais que prestam serviços optantes pelo Simples Nacional não são obrigados a usar o dispositivo, uma vez que podem optar pelo acesso pela senha web fornecida pela prefeitura do município em que se encontra a empresa ou pelo próprio certificado.   

Como emitir notas fiscais eletrônicas com certificado digital

Quando se está entrando no mundo dos negócios, é comum que micro e pequenos empreendedores tenham dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica, principalmente se for com certificado digital. Dúvidas sobre este assunto precisam ser sanadas para que o empresário se mantenha organizado e em conformidade com as normas fiscais. 

1. Saiba qual nota sua empresa vai emitir

O primeiro passo para emitir a nota fiscal eletrônica é saber qual nota deverá ser emitida: a de produto, serviço ou consumidor? Nesta etapa, é preciso avaliar o enquadramento fiscal da empresa e a sua situação cadastral. Somente assim será possível identificar os tipos de documentos desta categoria que seu negócio é obrigado a emitir. 

2. Faça seu credenciamento nos órgãos competentes

Para emitir qualquer tipo de NF-e, seu negócio precisa estar credenciado nos órgãos competentes da sua cidade ou estado.

Se for emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e), será necessário realizar o cadastro na SEFAZ. Caso a emissão seja de nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), o cadastro deve ser efetuado na prefeitura do município onde está localizada a empresa. 

3. Adquira um certificado digital

Como mostramos, o certificado digital é usado para assegurar a validade jurídica da nota fiscal eletrônica e garantir a segurança das operações feitas virtualmente. Esse documento eletrônico funciona como uma assinatura digital e permite que o empreendedor acesse os sistemas do governo, facilmente. 

Para adquirir o seu dispositivo, é necessário procurar uma Autoridade de Registro (AR) e solicitar a emissão do certificado. Lembrando que para esse tipo de atividade são usados os certificados digitais NF-e do tipo A1 e A3. 

4. Utilize um software próprio para emissão

A emissão da nota fiscal eletrônica só será concluída com um software próprio para esta função. Existem algumas versões gratuitas de emissores que o empreendedor pode usar. Mas recomenda-se que a empresa adquira a sua própria versão, geralmente oferecida por empresas de contabilidade. Essas são mais completas, seguras e inteligentes.

Conte conosco para emitir seu certificado digital 

Para otimizar os processos e ter segurança nas transações eletrônicas do seu negócio, invista em um certificado digital.

O processo de emissão é prático, pois pode ser realizado de forma on-line, por videoconferência ou, se você preferir, presencialmente. 

Não perca mais tempo! Solicite a emissão do certificado digital e emita os documentos fiscais da sua empresa com agilidade e segurança.